Diensten

Sjablonen / Templates

Word

Oneindige mogelijkheden


PowerPoint

Presentaties in uw huisstijl en met uw kleurenschema

Excel

Facturen en rekenbladen

Een mal voor documenten

Bij een Office-template zijn bepaalde onderdelen zoals kantlijnen, standaardlettertype, lettergrote, etc. vooraf ingesteld. Echter is het ook mogelijk om een volledige brief (memo, verslag, offerte, etc.) in de sjabloon te verwerken. Alle vaste elementen staan op de juiste plaats. Denk bij voorbeeld aan adres, datumregel, onderwerp, aanhef en afsluiting voor een brief, of aan kop en een voorgegeven nummering bij notulen.

Welke soorten documenten?

Bijna alle ontwerpen zijn mogelijk
  • Correspondentiesjablonen
    (brief, offerte, fax, memo, notulen, etc.)
  • Aan ERP en CRM gekoppelde sjablonen
  • Folder, publicatie, rapport
  • Nieuwsbrief, leaflet, flyer
  • Factuur
  • Presentatie

Wat is de toegevoegde waarde?

Alle aandacht kan uitgaan naar de inhoud.

U hoeft alleen een kleine hoeveelheid aandacht te besteden aan het uiterlijk van uw documenten.

Het zal u niet meer overkomen dat oude gegevens per ongeluk blijven staan nadat u een oud document hebt gekopieerd.

Facturen in PDF-formaat

Word of Excel-templates als basis

Zowel Word als ook Excel kunnen voor u berekenigen maken. Word heeft hierbij in sommige gevallen wat hulp nodig van programmacode. De keuze bepaal ik graag samen met u. Beide programma's hebben voor gebruik met facturen hun voor- en nadelen.

Informeer over de bijna oneindige mogelijkheden met macro's

Logo weergeven / verbergen

Voor Word-templates en Excel

Soms is het wenselijk om een document compleet met huisstijlelementen (b.v. logo, afzendergegevens) naar pdf-formaat te kunnen printen om het daarna per e-mail te versturen. Als u normaalgesproken op briefpapier print, is het gemakkelijk als u de huisstijlelementen tijdelijk kunt weergegeven en daarna weer verbergen.

Word-sjablonen

Makkelijk werken in Word
  • Gebruiksvriendelijke besturingselementen voor tekst, datum, keuzelijsten en standaardteksten zonder dat het document beveiligd hoeft te zijn.
  • Op maat gemaakte knoppen, groepen en eventueel tabbladen in het lint.
  • Maatwerkopmaakprofielen als snelle stijlen - ook voor opsomningen en nummeringen.
  • Standaardteksten

Macro's / Invoegtoepassingen

Extra gebruiksgemak

De gebruiksvriendelijkheid neemt toe indien u voor de gegevensinvoer gebruik maakt van een dialoogvenster (invoerscherm). De achterliggende programmacode in een add-in (invoegtoepassing) zorgt ervoor dat de gegevens op de juiste plaatsen in uw document terecht komen. Met programmacode kan een huisstijl ook volledig geautomatiseerd worden.

Sjablonen / Templates

Huisstijl automatisering

Een geautomatiseerde huisstijl biedt duidelijk meer mogelijkheden dan huisstijlsjablonen

  • De documenten worden op knopdruk beschikbaar gesteld: sjabloonkiezer.
  • Verschillende invulvelden kunnen gebruikersafhankelijk worden gevuld (bij voorbeeld naam, functie, doorkiesnummer, e-mail).
  • U kunt gebruik maken van verschillende invoerschermen (dialoogvensters). Eventueel kunnen deze worden samengesteld op basis van codes in het document (dialoogvenstergenerator).
  • Het is mogelijk om standaardteksten te kiezen die in het vervolg worden ingevoegd in het document.
  • Velden waar dit toegevoegde waarde heeft, kunnen worden gekoppeld aan een gegevensbank, zodat de gebruiker alleen maar een keuze hoeft te maken.
  • Er kunnen verschillende automatische bewerkingen worden toegevoegd aan het huisstijlprogramma.

Een huisstijlapplicatie is zeer gebruiksvriendelijk en verhoogt de acceptatie van een nieuwe huisstijl.

Sjabloonkiezer

Basis

Kies het gewenste document en laat automatisch gebruikersgegevens als naam en functie in het document plaatsen.

Meerdere bedrijfslocaties

Kies locatie en afdeling
Indien uw bedrijf meerdere locaties heeft, kunnen de afzendergegevens door het programma worden geplaatst in uw sjablonen. Het is niet noodzakelijk om voor iedere locatie een eigen sjabloon te maken. U houdt zelf de afzendergegevens bij in een bestand.

Meerdere talen

Sjablonen en interface

Albiwa maakt uw huisstijldocumenten meertalig. Een en de zelfde sjabloon wordt weergegeven in de door de gebruiker gekozen taal. Tevens kan het gebruikersinterface worden vertaald.

Onder de motorkap

VBA, vb.net of webapplicatie

Correspondentiesystemen worden naar keuze geprogrammeerd in VBA (Visual Basic for Applications) of in Visual Studio.

Bij systemen die ook moeten werken in de online versie van Office 365 is een webapplicatie noodzakelijk.

Huisstijlautomatisering

Koppelingen tussen programma's

Waarom koppelingen? Sneller en minder foutgevoelig

Indien u vaak gegevens gebruikt uit andere programma's is het een overweging om deze niet langer opnieuw te typen. Minder foutgevoelig is het om de data direct in de betreffende programma's op te halen. Gegevens uitwisselen is mogelijk tussen Word, Excel, Outlook, Access, CRM en andere databases als ook text- en xml-bestanden. In iets beperktere mate is dit ook mogelijk met Powerpoint.

Standaardfunctionaliteit: Hulp bij de implementatie

Standaard in Microsoft Office aanwezig zijn hiervoor afdruk samenvoegen, OLE-objecten en importeren van externe gegevens. Uiteraard kan Birgit u helpen een opzet te maken.

Maatwerkkoppelingen: Voor verdergaande wensen

Met behulp van wat programmacode of van Visual Studio Tools for Office kan Albiwa nog uitgebreidere koppelingen tussen de verschillende programma's realiseren.

Koppelingen

Excel

Rapporten

De terugverdientijd is makkelijk te berekenen
In veel bedrijven moeten dagelijks, wekelijks of maandelijks overzichten en rapporten worden gegenereerd. Hiermee is een medewerker vaak een uur of meer bezig. Als de computer een groot deel van dit werk op zich neemt, kan de persoon zich bezig houden met dingen die een machine niet kan doen. Zeker bij deze soort projecten valt de terugverdientijd gemakkelijk uit te rekenen.

Gebruikergedefinieerde functies

Speciale functies makkelijk toepassen
Als u steeds weer dezelfde ingewikkelde functie nodig hebt in uw werkbladen kan het interessant zijn om gebruik te maken van gebruikergedefinieerde functies (ook genaamd user defined functions of UDF). Ook indien de gewenste functie helemaal niet in Excel aanwezig is kan deze worden toegevoegd.

Invoegtoepassingen

Onbegrensde mogelijkheden
Albiwa kan voor u invoegtoepassingen (add-ins) maken die willekeurige andere functionaliteit uitvoeren. Misschien moet u steeds opnieuw een bepaalde soort opmaak toepassen, misschien wilt u graag gebruik maken van dialoogvensters voor data-invoer. Met een kleine hoeveelheid maatwerk valt in Excel grote tijdwinst te boeken.
Excel

Ondersteuning

E-mail helpdesk

Antwoord binnen enkele dagen
per 12 minuten

E-mail Albiwa met een of meerdere vragen over Word, Excel, PowerPoint of Outlook. Birgit legt u telefonisch uit, hoe u uw vraagstuk kunt oplossen. Indien mogelijk kan zij meekijken op uw scherm via bij voorbeeld TeamViewer of Skype voor bedrijven.

Mocht er onderzoek gedaan moeten worden om uw vraag te kunnen beantwoorden, ontvangt u eerst een telefoontje om dit af te stemmen en een grove inschatting hoe lang dit zou kunnen duren.

Voor vragen van Beginners tot PowerUsers.

Werkplekbegeleiding

Do it yourself
Sjablonen maken

Leer zelf uw (uitgebreide) sjablonen te maken in Word of PowerPoint. Birgit helpt u om zelf uw sjablonen naar uw wensen op te bouwen. Ze kan hiervoor naar uw eigen werkplek komen of u on-line ondersteunen via Teamviewer of Skype voor bedrijven.

Voorbeelden in Word: tabellen, kop- en voetteksten incl. paginanummering en verwijzingen naar bij voorbeeld een datum of projectnummer dat al in de tekst staat, kruisverwijzingen, Inhoudsopgave, besturingselementen voor gegevensinvoer, etc.

U beschrijft de functionaliteit die u zoekt, Birgit legt u uit hoe u dit kunt realiseren.

Cursus / Werkplekbegeleiding

Getting things done
Efficient e-mailen

Door gedragsverandering bij de omgang met Outlook (e-mail, taken en agenda) kunt u de tijd verminderen die u nodig heeft om een stijgend mailvolume af te handelen.

Zorg voor overzicht en rust door optimal gebruik van Inbox, archief, agenda en todo-lijst.

De basisprincipes zijn in korte tijd te leren, de details kunt u na wens verder invullen. Gedragsverandering heeft echter tijd nodig. Vaak is het handig om eerst de basis te leren en hiermee aan de slag te gaan. Terugkomdagen helpen om het geleerde om te zetten in gedragsverandering.

Cursus / Werkplekbegeleiding

Programmeren in Microsoft Office
VBA
 

Wilt u zelf leren om macro's te programmeren of wilt u leren bestaande programmacode aan te passen of uit te breiden?

U kunt een cursus/werkplekbegeleiding volgen in Visual Basic for Applications (VBA). Dit is de programmeertaal van Word, Excel, Powerpoint, Outlook en Access. VBA is aanwezig in de vast geïnstalleerde versies van Microsoft Office.

Birgit leert u niet alleen programmeren in de programmeertaal VBA maar probeert u ook de valkuilen van VBA te laten zien zodat u deze zo veel mogelijk kunt vermijden.

Ondersteuning
Albiwa: Maatwerk in Microsoft Office
Contact