U hoeft alleen een kleine hoeveelheid aandacht te besteden aan het uiterlijk van uw documenten.
Het zal u niet meer overkomen dat oude gegevens per ongeluk blijven staan nadat u een oud document hebt gekopieerd.
Zowel Word als ook Excel kunnen voor u berekenigen maken. Word heeft hierbij in sommige gevallen wat hulp nodig van programmacode. De keuze bepaal ik graag samen met u. Beide programma's hebben voor gebruik met facturen hun voor- en nadelen.
Soms is het wenselijk om een document compleet met huisstijlelementen (b.v. logo, afzendergegevens) naar pdf-formaat te kunnen printen om het daarna per e-mail te versturen. Als u normaalgesproken op briefpapier print, is het gemakkelijk als u de huisstijlelementen tijdelijk kunt weergegeven en daarna weer verbergen.
De gebruiksvriendelijkheid neemt toe indien u voor de gegevensinvoer gebruik maakt van een dialoogvenster (invoerscherm). De achterliggende programmacode in een add-in (invoegtoepassing) zorgt ervoor dat de gegevens op de juiste plaatsen in uw document terecht komen. Met programmacode kan een huisstijl ook volledig geautomatiseerd worden.
Een geautomatiseerde huisstijl biedt duidelijk meer mogelijkheden dan huisstijlsjablonen
Kies het gewenste document en laat automatisch gebruikersgegevens als naam en functie in het document plaatsen.
Albiwa maakt uw huisstijldocumenten meertalig. Een en de zelfde sjabloon wordt weergegeven in de door de gebruiker gekozen taal. Tevens kan het gebruikersinterface worden vertaald.
Correspondentiesystemen worden naar keuze geprogrammeerd in VBA (Visual Basic for Applications) of in Visual Studio.
Bij systemen die ook moeten werken in de online versie van Office 365 is een webapplicatie noodzakelijk.
Indien u vaak gegevens gebruikt uit andere programma's is het een overweging om deze niet langer opnieuw te typen. Minder foutgevoelig is het om de data direct in de betreffende programma's op te halen. Gegevens uitwisselen is mogelijk tussen Word, Excel, Outlook, Access, CRM en andere databases als ook text- en xml-bestanden. In iets beperktere mate is dit ook mogelijk met Powerpoint.
Standaard in Microsoft Office aanwezig zijn hiervoor afdruk samenvoegen, OLE-objecten en importeren van externe gegevens. Uiteraard kan Birgit u helpen een opzet te maken.
Met behulp van wat programmacode of van Visual Studio Tools for Office kan Albiwa nog uitgebreidere koppelingen tussen de verschillende programma's realiseren.
E-mail Albiwa met een of meerdere vragen over Word, Excel, PowerPoint of Outlook. Birgit legt u telefonisch uit, hoe u uw vraagstuk kunt oplossen. Indien mogelijk kan zij meekijken op uw scherm via bij voorbeeld TeamViewer of Skype voor bedrijven.
Mocht er onderzoek gedaan moeten worden om uw vraag te kunnen beantwoorden, ontvangt u eerst een telefoontje om dit af te stemmen en een grove inschatting hoe lang dit zou kunnen duren.
Voor vragen van Beginners tot PowerUsers.
Leer zelf uw (uitgebreide) sjablonen te maken in Word of PowerPoint. Birgit helpt u om zelf uw sjablonen naar uw wensen op te bouwen. Ze kan hiervoor naar uw eigen werkplek komen of u on-line ondersteunen via Teamviewer of Skype voor bedrijven.
Voorbeelden in Word: tabellen, kop- en voetteksten incl. paginanummering en verwijzingen naar bij voorbeeld een datum of projectnummer dat al in de tekst staat, kruisverwijzingen, Inhoudsopgave, besturingselementen voor gegevensinvoer, etc.
U beschrijft de functionaliteit die u zoekt, Birgit legt u uit hoe u dit kunt realiseren.
Door gedragsverandering bij de omgang met Outlook (e-mail, taken en agenda) kunt u de tijd verminderen die u nodig heeft om een stijgend mailvolume af te handelen.
Zorg voor overzicht en rust door optimal gebruik van Inbox, archief, agenda en todo-lijst.
De basisprincipes zijn in korte tijd te leren, de details kunt u na wens verder invullen. Gedragsverandering heeft echter tijd nodig. Vaak is het handig om eerst de basis te leren en hiermee aan de slag te gaan. Terugkomdagen helpen om het geleerde om te zetten in gedragsverandering.
Wilt u zelf leren om macro's te programmeren of wilt u leren bestaande programmacode aan te passen of uit te breiden?
U kunt een cursus/werkplekbegeleiding volgen in Visual Basic for Applications (VBA). Dit is de programmeertaal van Word, Excel, Powerpoint, Outlook en Access. VBA is aanwezig in de vast geïnstalleerde versies van Microsoft Office.
Birgit leert u niet alleen programmeren in de programmeertaal VBA maar probeert u ook de valkuilen van VBA te laten zien zodat u deze zo veel mogelijk kunt vermijden.